Rauhanomaisia paperihommia

Paperwork

Paperisodasta rauhanomaisiin keinoihin. Sellaista mietiskelin, kun pari päivää sitten kävin läpi henkilökohtaiset paperini. Homma kävi leppoisasti, koska säilytän aika vähän paperia, ja kaikki tarpeellinen on luokiteltuna kodinkansiossa. Minun tarvitsi siis vain perata välistä kaikki, mikä oli käynyt tarpeettomaksi sitten viime näkemän.

Paperit ovat hyvällä tolalla mielenrauhani vuoksi. Olen sitä tyyppiä, jolle keskellä yötä herätessä voisi hyvinkin iskeä mieleen, että ai kamala missäköhän ne-ja-nämä paperit muuten ovat! Tai ainakin näin oli vielä joskus aikoinaan, kunnes päätin tehdä moisesta hysteriasta lopun ja laitoin paperit järjestykseen.

Vuosien saatossa olen kokeillut erilaisia arkistointimenetelmiä, ja itselläni haitarimainen kodinkansio on toiminut kaikista parhaiten. Mapittamista paperit odottaisivat omalla kohdallani ikuisuuden, mutta kansioon ne sujahtavat mukavasti. Mainittakoon vielä, että kansionkin täytyy olla niin helposti saatavilla, että paperit menevät sinne suoraan, eivätkä ensin odottele aikaansa pöydänkulmilla. Homman on oltava siis riittävän helppo, että se tulee tehdyksi.

Papereiden luokittelu riippuu paljon elämäntilanteesta. Papereita järjestäessä huomaa, millaisia kategorioita niistä luonnostaan syntyy. Oma logiikka kertoo, mitkä asiat kuuluvat yhteen.

Itse olen luokitellut paperit kansioon seuraavin hakusanoin: Maksettavat laskut, asuminen, ansiotulot, etuudet, lapset, pankki, sopimukset, terveys, vakuutukset, verot ja kuolinpesät.

Paperit mahtuvat vaivatta yhteen kansioon. Olen säilyttänyt nykyistä elämäntilannettani koskevat viimeisimmät päätökset, sopimukset ja tositteet. Kun jostain tulee uusi päätös, aiemman voi yleensä heittää samalla pois. Paperisia tiliotteita minulle ei tule, maksettuja laskuja en pitkään säästele, ja kaikki yrityksen asiat ovat omassa samanlaisessa kansiossaan.

Kansiota kannattaa aina toisinaan käydä läpi, koska asiat vanhenevat ja elämäntilanteet muuttuvat. Joissain kategorioissa käy enemmän vilskettä, jotkut asiat ovat vuosikausia ennallaan. Joskus kategrioita voi yhdistää, joskus niitä voi poistaa kokonaan, joskus tarvitaan uusia.

Lue myös:
Luokittelu tuo selkeyttä arkeen

Luokittelu tuo selkeyttä arkeen

Olipa kyse tavaroista, papereista tai digitaalisesta aineistosta, toimiva luokittelu auttaa saavuttamaan ja ylläpitämään järjestyksen. Luokittelussa oleellista on oman logiikan tunnistaminen ja asioiden järjestäminen sen mukaisesti. Luo siis oma systeemisi, jolloin sen käyttäminen on luontevaa.

Perusajatus on, että samankaltaiset asiat löytyvät samasta paikasta. Silloin kokonaisuus on hallittavissa, eikä aikaa kulu turhaan tavaroiden tai muun aineiston etsimiseen. Pyri luomaan mahdollisimman selkeät luokat, ja pidä niiden määrä kohtuullisena. Tarvittaessa voit luoda alaluokkia.

Testaa luomaasi systeemiä käytännössä. Jos huomaat, että luokittelusi ei kaikilta osin toimi, muuta sitä. Ajan kanssa huomaat, mitkä asiat kuuluvat yhteen, ja mitkä tarvitsevat selvyyden vuoksi oman luokkansa. Järjestelmän ei tarvitse olla kerralla täydellinen. Pääasia on, että lähdet jostain liikkeelle.

Nyt kun asioilla on omat paikkansa, on tärkeää, että systeemiä noudatetaan. Jos huomaat tässä lipsumista, järjestelmäsi voi olla liian monimutkainen. Esimerkiksi papereiden kohdalla saatat huomata, että mapittaminen ei ole sinun juttusi. Silloin voit kokeilla muovitaskuja, lehtikoteloita, toisenlaisia kansioita. Etsi sinulle helpoin ratkaisu. Toki on huomioitava sekin, että uusien tapojen omaksuminen vaatii alkuun vähän enemmän töitä ja sinnikkyyttä.

Muista käydä arkistoja läpi tasaisin väliajoin, ja poistaa tarpeettomaksi käynyt tilaa viemästä. Voit laittaa kalenteriisi muistutuksia, tai liittää tämän työn johonkin jo aiemmin tuttuun rutiiniin. Näin säästyt isoilta urakoilta jatkossa.

Kun olet kehittänyt sinulle toimivan systeemin, pyri käyttämään sitä mahdollisimman monessa eri asiassa. Jos olet järjestänyt paperisi tietyllä tavalla, voit käyttää samaa logiikkaa esimerkiksi sähköisen aineiston järjestämisessä.

Luokittelua voi käyttää laajemminkin arjen ja ajanhallinnan tukena. Kokeile tehdä samankaltaiset asiat kerralla. Hoida päivän puhelut samalta istumalta, vastaa tarvittaviin sähköposteihin kerralla, varaa päivä tapaamisille.

Pikkuruinen toimistoni

My office

Sain pikkuruisen toimistoni viimein mieleiseeni järjestykseen! Uusi elämäntilanne sekoitti syksyn mittaan pakkaa, mutta nyt kaikella on selkeä oma paikkansa, josta tarvittavan saa helposti, ja jonne se on yhtä helppo laittaa takaisinkin. Pieni pöytätaso olisi pidemmän päälle ergonomiaa ajatellen paikallaan, mutta sitä voi nyt miettiä rauhassa. Tästä on helppo siirtyä tarpeen mukaan muuallekin kirjoittamaan.

Nykyinen toimistoni on siis pieni kirjahylly ja laatikosto. Kirjahylly ostettiin alunperin lastenhuoneeseen. Lastenhuone järjestettiin tänään uudelleen, koska sinne tarvittiin työpöytä esikoisen askarteluharrastusta varten. Oma työpöytäni siirtyi keittiöön, jossa se toimii nyt pidennettynä versiona erinomaisesti ruokapöytänä. Keittiön ruokapöydästä saatiin lastenhuoneeseen paremmin istuva työpöytä.

Olen mielissäni siitä, että vaikka meillä tarpeet ja tilanteet muuttuvat välillä nopeaankin tahtiin, ei tälläkään kertaa tarvinnut ostaa mitään. Emme ehkä asu sisustuslehdessä, mutta monikäyttöisyyden olen ainakin osannut ottaa valinnoissani huomioon. Tarvitsemani säilytyslaatikotkin nappasin olohuoneen kirjahyllystä ja lasten leluhyllystä. Pienellä karsimisella kaikelle löytyi toimiva paikka, ja lastenhuoneestakin tuli ikään kuin kaupan päälle aiempaakin helpompi siivottava.

Aiemmin pöydälle ja sängylle pinoutuneet kirjat ovat nyt nätisti hyllyssä. Näitä kirjoja tarvitsen usein töissäni, muut kirjat ovat olohuoneen kirjahyllyssä. Yrityksen paperit ovat yhdessä kansiossa, henkilökohtaiset paperit toisessa. Lehtikotelossa ovat keskeneräisten töiden paperit, toiseen sujahtavat esikoisen piirrokset, jotka käyn säännöllisesti läpi. Nämäkin kasautuisivat nopeasti pöydälle ilman helppoa säilytyspaikkaa. Laatikosta löytyvät käytössä olevat muistikirjani, toisessa säilytän piuhoja ja latureita. Kaikki mitä tarvitsen töitä tehdessäni, on nyt käteni ulottuvilla.